Semaine 4 : passez des idées à l'action

1 - Listez vos projets avec une date butoir

« Gérer, c'est prévoir », dit le vieil adage. La gestion du temps n'échappe pas à cette règle : « L'une des clés principales de l'efficacité pour un manager consiste à savoir, à intervalles réguliers, anticiper ce qu'il aura à faire à moyen terme. C'est-à-dire, selon les métiers et les secteurs d'activité, à un horizon qui peut varier de un à six mois », souligne Daniel Latrobe. Tout ne se programme pas ? Certes. Mais on peut tout de même limiter la part laissée aux impondérables dans son activité.

Pour y parvenir, notre expert préconise d'établir (sur papier ou tableur informatique) un tableau sur deux colonnes, où vous inscrirez à gauche vos projets à moyen terme, et à droite la date butoir que vous vous donnez pour avoir mené ce projet à bien. Exemples : « Me constituer une base documentaire sur la nouvelle réglementation XY / 31 décembre 2002. Parler à M. Durand de mon souhait de prendre plus de responsabilités / 31 décembre 2002. M'inscrire à un cours d'anglais pour mieux dialoguer avec mes clients / 28 février 2003. Suivre une formation au management / 30 avril 2003... »

Le « plus » .

En parcourant de temps en temps cette « fiche mémoire », et en vous focalisant sur la colonne des dates butoirs, vous n'oublierez rien d'important et gérerez mieux vos priorités sur la durée, en repérant celles pour lesquelles il devient urgent de donner un « coup de collier ».

2 - Pensez votre charge de travail en termes de qualité

Vous avez toujours l'impression d'être en retard par rapport à la pile de dossiers sur votre bureau. Mais est-ce vous qui êtes en cause, ou le fardeau qui s'est accumulé sur vos épaules ?

Chefs d'entreprise, attention au mélange des genres ! « Entre les obligations purement professionnelles, les occupations semi-professionnelles, comme les déjeuners de relations publiques, les déplacements ou les pots d'après salons, et les activités strictement personnelles, on a souvent du mal à trouver le bon équilibre, commente Yves Lasfargue. Il est indispensable de s'interroger sur la répartition de ses activités. »

Si vous êtes cadre, analysez précisément en quoi consiste votre charge de travail, et renégociez ce qui peut l'être avec votre hiérarchie et vos collaborateurs. Tantôt trop lourde, tantôt pas assez, cette charge ne correspond que très rarement à votre niveau de responsabilité. « Le niveau et la qualité de la charge de travail sont l'un des points les plus conflictuels de la répartition des tâches en entreprise », reconnaît Yves Lasfargue.

Rien de pire qu'un emploi du temps en dents de scie, où domine la gestion en urgence de missions ponctuelles. « N'hésitez pas à discuter avec votre patron s'il vous impose une mission supplémentaire au pied levé. Dans de nombreux cas, il aurait pu vous prévenir plus tôt. Vérifiez alors si les systèmes internes d'information de l'entreprise sont transparents, accessibles, en un mot efficaces. » Evidemment, cela ne dépend pas que de vous. Mais votre niveau de responsabilité vous donne un droit de regard sur la façon dont l' information circule. Surtout s'il s'agit d'aider tout le monde à mieux "voir venir". »

Le « plus ».

Faites un test en reprenant votre agenda et vos réalisations des deux derniers mois. Posez-vous deux séries de questions. Parmi ces tâches, quelles sont celles qui auraient pu être déléguées, différées ou supprimées ? Et qu'aurait-il fallu pour que vous puissiez anticiper mieux que vous ne l'avez fait ? Vous êtes sur la voie de vrais changements...