Négocier avec un subordonné : le mode d'emploi de A à Z

1. Quelles sont les différences entre ordonner et négocier ?

Un responsable hiérarchique doit être en mesure de différencier nettement l’ouverture d’une négociation avec un subordonné et la consigne à appliquer sans discussion. Faute de quoi, la confusion s’installe.

Donner un ordre

Si vous exigez de votre collaborateur qu’il accomplisse une tâche qui fait partie de sa mission, il ne s’agit pas de négocier, mais de donner vos consignes. Si votre collaborateur renâcle (il peut certes avoir de bonnes raisons pour cela !), vous avez toujours la possibilité de recourir à la « force » en faisant jouer votre autorité de supérieur hiérarchique.

Exemple

« Après consultations et réflexion, j’ai choisi le prestataire avec lequel nous allons travailler. Je sais que ce n’est pas votre préféré, vous l’avez clairement exprimé, et j’en suis conscient. Néanmoins, le choix des prestataires relève de mon autorité et désormais la décision est prise. J’attends maintenant que vous vous mettiez au travail pour préparer la mise en œuvre sur le terrain aussi efficacement que vous savez le faire d’habitude ».

Négocier à votre initiative

Si vous souhaitez modifier la mission de votre subordonné, temporairement ou durablement, ou encore si vous envisagez d’obtenir de lui un supplément de travail, bref, une contribution en dehors de ses missions habituelles, alors il s’agit bien de négocier.
Mettez-vous alors dans un état d’esprit de négociation (Qu’allez-vous échanger ? Pour quel bénéfice mutuel ?) et excluez d’emblée le recours à la force : ce serait dans ce cas un abus d’autorité caractérisé, et votre subordonné aurait beau jeu de vous le rappeler par écrit, ce qui cristalliserait le conflit.

Exemple

« Le grand patron vient de me confier une mission supplémentaire, que j’ai acceptée. Je vais avoir besoin de vous pour y arriver. Je suis conscient que vous êtes déjà bien chargé et que je vous demande un effort supplémentaire. J’ai réfléchi à certains aménagements de vos tâches et à certaines compensations et je suis prêt à en discuter. »

Négocier à l’initiative du collaborateur

Lorsqu’un de vos collaborateurs vient vous voir pour demander une modification de sa mission ou une augmentation, considérez cela comme une ouverture de négociation, et traitez-le comme tel, même de manière informelle, autour d’un café, par exemple.

Exemple

« Attention, ce que vous me demandez là n’est pas anodin et pourrait constituer une révision de votre poste, avec un impact sur le reste du service. Fixons un rendez-vous pour prendre le temps d’en discuter dans mon bureau, si vous le voulez bien. »

2. Comment exposer clairement ce que je veux ?

C’est au chef de savoir précisément ce qu’il veut : un subordonné a le droit d’être (un peu) brouillon dans ses points de vue et ses arguments… pas vous !

Évaluez vos marges de manœuvre

Si vous êtes à l’initiative de la discussion, ne perdez pas trop de temps et annoncez vite ce que vous souhaitez. Avec un collaborateur, jouer au chat et à la souris est inutile. À cause de votre position de supérieur hiérarchique, toute « manœuvre » risque d’être perçue, après coup, comme un abus de pouvoir, une manipulation… ou un manque de courage.

Avant d’entrer dans la discussion, prenez le temps de vous préparer. Voici quelques questions qui peuvent vous aider.
- De quel degré de flexibilité disposez-vous vis-à-vis de votre propre hiérarchie pour la tâche supplémentaire qui est demandée ?
- Disposez-vous d’un délai ?
- Devez-vous la mener à bien avec des ressources constantes ou avez-vous un budget ?
- Est-il possible de mettre de côté d’autres priorités pendant un certain laps de temps ?

En vous mettant à la place de votre collaborateur, interrogez-le sur les points ci-dessous.
- De quels moyens dispose-t-il pour absorber ce changement ?
- Peut-il modifier son organisation, sa propre équipe pour faire face ?
- Quel est son état de satisfaction actuel ? « A-t-il récemment manifesté des désirs ou un sentiment d’inconfort par rapport à ses responsabilités ?
- Où en est son niveau de motivation actuel ? Son niveau de stress ?
- Quel peut être pour lui l’attrait du changement envisagé ? « Cela peut-il lui apporter une expérience ou une responsabilité qu’il recherche ?
- Si oui, la qualité du changement pourra-t-elle suffire à compenser son surcroît de travail ?