Profitez du PCA pour tester votre organisation

PCA. Les menaces liées à la pandémie de grippe A ont remis l’acronyme au goût du jour dans les entreprises et les administrations : PCA, pour « plan de continuité d’activités ». La pandémie de grippe est bien sûr un évènement exceptionnel, mais le recours à ce check-up, qui permet à une entreprise de se préparer à un bouleversement soudain de son activité, est bien plus courant qu’on ne l’imagine (sinistre, panne informatique…).

Le PCA concerne aussi au premier chef les PME et TPE, beaucoup plus vulnérables de par leur taille, à une crise imprévue. Voici quelques pistes pour élaborer un plan de continuité de l’activité efficace pour votre entreprise.

1. Identifier les enjeux pour l'entreprise

Pour débuter la mise en place d’un PCA, il faut d’abord en définir les enjeux : c’est encore le meilleur moyen de se rendre compte de son utilité. « Il faut se dire : ‘‘si demain, j’ai 15 à 30 % d’absents, de personnes qui ne peuvent pas venir travailler, est-ce que je vais pouvoir fonctionner. S’il y a un problème de transports, est-ce que je vais pouvoir livrer mes clients ?’’ », illustre Laurence Breton-Kueny, DRH et spécialiste de ces questions à l’AFNOR.

2. Faire le point sur son activité

Il est indispensable d’identifier les éléments nécessaires à la poursuite de l’activité à l’intérieur de l’entreprise (hommes, outils, mais aussi les procédures et les finances), pour savoir où se trouvent les points de faille. Et le diable se cache parfois dans les détails. « Il faut déterminer, les activités essentielles, celle qui sont incompressibles », explique Laurence Breton-Kueny qui cite l’exemple trivial du téléphone : « Si le téléphone sonne et que personne n’est là pour répondre, tout le monde va penser que personne n’est là. »

3. Sonder ses salariés et son environnement

La mise en place d’un PCA ne se borne pas aux portes de l’entreprise. Il faut aussi penser à son environnement extérieur : transport, énergie, courrier… Il peut par exemple être utile de se renseigner auprès de ses fournisseurs ou de ses clients pour savoir s’ils ont eux aussi élaboré un PCA. Consulter le personnel est aussi une étape essentielle : par exemple, la mise en place d’un système de télétravail suppose d’abord de savoir qui dispose des outils informatiques adéquats et qui serait prêt à les mettre à la disposition de l’entreprise.

4. Trouver des alternatives

Une fois qu’on a envisagé les pires scénarii possibles, il faut mettre en place des modes de fonctionnement alternatifs. Cela vaut pour la logistique (approvisionnement, renforcement des stocks…), comme pour les ressources humaines (intérim, modification des plages d’activité…). Une réflexion sur l’organisation du travail est d’autant plus nécessaire, qu’il ne vaut mieux pas compter sur des mesures exceptionnelles comme le chômage partiel. « Les conditions de mise en œuvre du chômage partiel sont très précises et une telle mesure ne peut se prendre que lorsqu’on a épuisé congés payés et RTT, rappelle Laurence Breton-Kueny. Pour le cas de la pandémie grippale par exemple, ça ne marche pas. »

5. Communiquer

Un document expliquant le PCA de l’entreprise doit être établi et communiqué aux salariés afin de leur permettre d’appliquer les procédures définies de la façon la plus efficace possible. La communication auprès des clients de sa démarche de PCA est aussi une occasion de renforcer un lien de confiance et de montrer qu’on est une entreprise responsable.