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La surcharge de mails est un vrai casse-tête au travail. Comment survivre sous le flux continu d'informations sans zapper les plus importantes ? Les conseils de Bruno Savoyat, spécialiste de la gestion efficace du temps.
Le raz de marée des mails fait boire la tasse à nombre de salariés, drainant sur son passage stress et manque d’efficacité. Une meilleure gestion des messages permettrait d’économiser un mois de travail par an et par salarié ! C’est ce qui ressort d’une étude de la Fondation Suisse Productive. Cet organisme patronal suisse estime que les salariés helvètes pourraient augmenter leur productivité de 8,55 millions d'heures par semaine en utilisant mieux leur messagerie. Ces chiffres, qui donnent le vertige, n’étonnent pas Bruno Savoyat, directeur d’IBT, cabinet international spécialisé dans l'amélioration de l'efficacité, et auteur de l’ouvrage Les Secrets de l’efficacité (Editions Maxima).
« En effet, la plupart des salariés sont mal organisés et n'ont pas appris comment travailler efficacement avec leur messagerie. En plus, dans bien des entreprises, la culture managériale n’a pas incité à une utilisation saine des outils électroniques », explique Bruno Savoyat. Habitué à sortir ses clients de ce casse-tête moderne, il livre une mine de conseils pour ne plus se noyer dans le flot continu des mails. En plus d’économiser du temps, vous gagnerez en sérénité et en capacité de concentration.
Il est inutile de garder le nez en permanence sur sa messagerie, sauf bien sûr dans certaines professions comme les responsables de la sécurité. Lire ses mails au fur et à mesure de la journée est tentant mais totalement contre-productif. Imaginez : vous rédigez un rapport ou vous saisissez des données dans un tableau Excel et, chaque fois que votre alarme indique un nouveau message, vous sortez de votre activité en cours pour lire le mail (parfois un spam !). Outre que vous perdez votre concentration et du temps à retrouver ce que vous étiez en train de faire, vous vous épuisez moralement à vous interrompre cinquante fois par jour.
Pour remédier à cette addiction, une seule solution : fermer sa messagerie quand on n’y travaille pas. Il suffit de définir, seul ou en accord avec son équipe, la bonne fréquence de consultation. Deux à trois fois par jour (par exemple, en arrivant le matin, après le déjeuner et en fin de journée) peut être amplement suffisant. Apporter une réponse dans la demi-journée est un délai très raisonnable. Si la personne attend de vous une réaction plus rapide, elle est toujours en mesure de venir vous voir directement ou de vous téléphoner. Si c’est difficile au début, reprendre le contrôle sur sa messagerie s’avère être un vrai soulagement. Vous ne serez plus interrompu, c’est vous qui déciderez de consulter vos mails entre deux activités. Fini l’esclavage !
La messagerie de la plupart d’entre nous est un vrai souk. On y trouve de tout : des messages lus, d’autres non, des mails importants, d’autres totalement superflus, des messages qui ont déjà fait l’objet d’une réponse, d’autres à jeter… Sans compter que certains ne dissocient pas boîte perso et messagerie professionnelle. Outre la perte de temps, cette pagaille engendre une fatigue oculaire inutile à chaque fois que l’on doit retrouver un message particulier parmi des dizaines voire des centaines d’autres. Pour ne plus pousser un soupir d’épuisement à chaque ouverture de sa messagerie, un seul mot d’ordre : le classement.
La structure de classement doit être bien claire. Prévoyez des répertoires précis qui correspondent à vos responsabilités professionnelles. Par exemple, pour un responsable d’équipe : budget, ressources humaines (vacances, maladie, entretiens d’évaluation…) et cœur du métier. Ensuite, créez des sous-répertoires. Là encore, le classement doit correspondre à votre activité mais rester très intuitif. Vous ne devez avoir aucun doute sur le répertoire dans lequel retrouver tel ou tel mail. Par ailleurs, bannissez le classement par interlocuteur. Le risque de procéder ainsi est d’oublier le message d’un interlocuteur qui serait intervenu sur un sujet inhabituel.
Vos conseils sont trés pratiques, je suis assistante de direction je m'occupe du mailing quotidien et du coup du classement, j'ai préferé classer par contact (Clients-divers-messages privés c'est la correspondance interne Gérant-Assistante) et voilà, je retrouve plus facilement un mail requis par mon patron sans trop fouiller page par page et c'est efficace. bon Courage
J'ai eu le plaisir de constater que je pratique déjà les conseils préconisés dans cet article. Je suis assistante de direction et la polyvalence de mon poste ainsi que la multiplicité de mes interlocuteurs m'obligent à gérer avec rigueur les tonnes de mails que je reçois et que j'envoi. Je m'informe par les newsletters de quotidiens ou magazines spécialisés : au lieu de lire 1 seul journal, je fais de la lecture diagonale et engrange beaucoup plus d'informations qui me servent dans ma profession. Mais cela + les échanges de mails avec mes interlocuteurs me prennent tout de même environ une heure par jour réparti en deux fois : une en début de matinée et une en début ou en fin d'après-midi. C'est une autre façon de travailler...
Interressant ... mais j'ajouterais les conseils suivants : 1. Le choix d'un classement par sujet ou d'action à réaliser ("à traiter") n'est pas forcément le meilleur choix. Un classement chronologique peut-être mieux adapté pour certaines professions & personnes. Le travail est de manière empirique organiser par mois et par année. La création d'un répertoire d'archive par mois avec pour sous-répertoire "courrier entrant" "courier sortant" peut-suffire. Les options de tri par auteur ou destinataires dans le sous répertoire suffisent à retrouver rapidement un e-mail (en général on se souvient de manière approximative du mois, s'il s'agit d'un e-mail émis ou récus et de l'interlocuteur -émetteur ou destinaire - de l'e-mail) 2. La boite de messagerie ne doit pas être considérer comme un lieu de stockage (que la boite mail soit sur le serveur de messagerie ou sur le poste bureautique). Un mail important doit être copier dans le répertoire correspondant au sujet (sur le post bureautique ou serveur ou portail collaboratif [sharepoint, Livelink, ...] pour les mieux équipés). 3. En particulier pour ceux qui utilisent les transports en communs, la consultation des e-mails, et même envoi de réponse, chaque matin sur un téléphone/PDA mobile permet de gagner en moyenne 20 minutes (par trajet) : arriver au bureau le collaborateur peut commencer directement à travailler avec efficacité et productivité plutôt que de commencer par consulter sa boite mail.
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Guide complet de la création d'entreprise 2007-2008
