Réunion : sept conseils pour organiser une « conf call »

« Une levée de boucliers générale ! » La réaction des délégués et chargés de mission de la Fehap, une fédération d'établissements hospitaliers, a été sans appel quand Coralie Juif, secrétaire générale, a suggéré de remplacer la réunion bimensuelle d'information par l'envoi d'un simple e-mail. A la Fehap, comme dans beaucoup d'entreprises, les conf call sont devenues des rituels, appréciés pour leur côté vivant. Fini le temps où elles étaient réservées à quelques technophiles confirmés.
Même le ministre de l'Ecologie les cite comme un outil collectif de lutte contre la pollution ! Il faut dire qu'elles sont désormais accessibles à peu de frais, et techniquement au point. Les surprises désagréables - se retrouver en ligne avec les mauvaises personnes - sont à ranger au rayon souvenirs.

Autre atout non négligeable par rapport aux rencontres en face à face, elles permettent de précieuses économies de temps et d'argent : plus de billets d'avion, de train, de nuits d'hôtel ; moindre fatigue et risques routiers envolés. Au final, un choix gagnant... à condition de savoir gérer et animer ces séances de travail un peu particulières. En la matière, bon sens et rigueur ne sont pas toujours au rendez-vous ! L'Entreprise vous livre quelques clés pour devenir un vrai pro des réunions téléphoniques.

S'en tenir à des sujets simples

Tout d'abord, leur utilisation ne doit pas être systématique. Selon François Enius, coach de dirigeants, il est indispensable que le sujet « colle » au fonctionnement et à l'environnement particulier d'une telle réunion. Pas de réflexions stratégiques par le biais du téléphone : « Si chaque participant doit prendre la parole pendant deux à trois minutes, exprimer sa vision des choses et de l'avenir, c'est le meilleur moyen pour que tout le monde roupille à l'autre bout du fil ! »

Elle est en revanche l'outil idéal lorsqu'il s'agit de faire un bilan d'étape sur l'avancement d'un gros projet ou de résoudre un problème précis. Edouard Girard, directeur général de Natixis Intertitres (75), y a recours pour être le plus réactif possible sur des appels d'offres ou apporter des compléments de dernière minute dans une proposition commerciale, par exemple. La conf call est également adaptée pour lancer de nouveaux challenges à des commerciaux dispersés dans toute la France. Ce préalable posé, il ne reste plus qu'à respecter quelques règles et vos conf call deviendront des modèles du genre

Etre ponctuel

Comment faire respecter la ponctualité ? Frédéric Montin, directeur de l'agence de communication Yucatan (75), affirme que les participants sont en général assez respectueux des horaires car ils n'ont pas vraiment d'échappatoire : « Même coincé dans les embouteillages, on peut se joindre à une discussion téléphonique grâce à son mobile mains libres. » Quant à Hervé Solus, directeur général de Piscinelle (95), il a concocté une recette infaillible pour que chaque intervenant se connecte bien à l'heure prévue. « J'envoie deux vagues de SMS la veille et l'avant-veille du rendez-vous, pour prévenir de l'horaire, mais sans dévoiler ce dont il va être question, explique-t-il.

Ça éveille la curiosité. La dernière fois, vingt-trois franchisés sur vingt-cinq étaient présents à l'heure dite. » Cela dit, cette stratégie du suspense ne vaut que pour une conférence où l'info est principalement descendante entre l'animateur et les autres participants. A déconseiller si le but de la rencontre est que chacun apporte une contribution active. Dans ce cas, envoyez plutôt un mail d'invitation avec un ordre du jour détaillé tout en rappelant fermement que les retardataires pourront se connecter... mais n'auront pas le droit de s'exprimer. Radical mais efficace.

Sélectionner les participants

Une erreur classique du « débutant en conf call » consiste à inviter trop de monde à y participer. Pas étonnant : on est moins regardant lorsqu'il n'y a pas de billet de train ou d'avion à payer... Mais résultat, le jour J, les intervenants sont si nombreux que personne n'arrive vraiment à savoir qui est présent et chaque tour de table tourne à la consultation interminable et finalement stérile. « Ne dépassez pas cinq ou six participants, préconise François Enius. Plus ils seront, plus il vous faudra être précis dans les questions et concis dans les réponses, ce qui peut se révéler frustrant. »