Compte-rendu de réunion : le résumé pour actions

L’une des principales raisons qui justifie la rédaction d’un compte rendu est la nécessité de consigner les décisions qui sont prises et de rappeler à chacun les engagements qu’il a pris. Pour que le compte rendu remplisse correctement ce rôle, il doit être transmis rapidement et les actions requises doivent apparaître clairement.
Il arrive parfois que certains participants n’aient pas bien compris ce sur quoi portait une discussion et comptent sur le compte rendu pour obtenir une explication. Dans la plupart des cas, les gens attendent du compte rendu qu’il leur rappelle, voire leur apprenne, les choses qu’ils se sont engagés à faire !
Noter l’issue de chaque discussion ne semble pas bien difficile ; pourtant, bien des débats s’achèvent sur un vague : « Très bien, c’est donc ce que nous ferons » ou « Marjorie, vous pouvez vous en charger » et le secrétaire n’est alors plus très sûr de ce qui doit être fait.
Il est primordial que vous quittiez la salle de réunion en sachant précisément ce sur quoi chaque discussion a débouché et quelles actions doivent être menées à bien. Pour chaque action, vous devez être capable de dessiner un triangle récapitulatif.

Le triangle récapitulatif

Chaque action requise implique trois éléments :
> Qu’est-ce qui doit être fait exactement ?
> Qui doit s’en charger ?
> Quand cette action doit-elle être menée à bien ?

La personne qui doit se charger de l’action doit toujours être un membre du groupe. Si des missions sont confiées à des personnes extérieures au groupe, rien ne vous permettra de faire le point sur ce qui devait être fait. Si la personne à laquelle est confiée la tâche appartient au groupe, elle n’aura peut-être rien d’autre à faire que de donner une instruction à quelqu’un d’autre, mais la responsabilité de l’action requise restera au sein du groupe.

Prenons un exemple : voici un résumé extraordinairement clair d’une discussion portant sur la sécurité, exposé par le président à la fin du débat : « Très bien, nous avons donc convenu du fait que l’accueil ne laisserait personne entrer après 17 heures à partir du 3 octobre. Christian, vous vous en occupez ? » Le secrétaire a écrit cela :

Ces notes ne sont pas tout à fait exactes, puisque les nouvelles instructions aux personnes de l’accueil doivent être appliquées à partir du 3 octobre (cette date n’est donc pas celle à laquelle Christian doit agir) et aucun lien n’est établi entre l’accueil et Christian.
Quand vous voulez clarifier les choses avant de consigner une action requise, mieux vaut commencer en vous posant la question « qui ? ». Réponse : Christian.
Demandez-vous ensuite ce que cette personne doit faire.
Réponse : informer l’accueil qu’il ne faut plus laisser entrer quiconque après 17 heures à partir du 3 octobre.
Enfin, demandez-vous quand cette personne doit agir.
Réponse : on ne le sait pas, personne n’a précisé quand il fallait donner ces instructions.
Le secrétaire aurait dû interrompre la discussion et demander : « Quand faudra-t-il faire cela ? » ou « Combien de temps à l’avance faudra-t-il les prévenir ? » Il aurait également pu demander : « Quand vous en chargerez-vous ? », mais il est vrai qu’en faisant cela, il risquait de donner l’impression de jouer le rôle du président.
Une fois que le secrétaire sait quelle date indiquer, son compte rendu devient :

Si vous n’êtes pas sûr de l’un des éléments de l’action (autrement dit de l’un des côtés du triangle), vous devez poser la question. Interrompez la discussion en posant l’une des questions suivantes :

> « Pourriez-vous confirmer ce qui doit être fait pour le compte rendu, s’il vous plaît ? »
> « Pourriez-vous me dire exactement ce qui doit être fait pour le compte rendu, s’il vous plaît ? »
> « Pourriez-vous synthétiser précisément ce qui doit être fait pour le compte rendu, s’il vous plaît ? »
> « Qui est responsable de cela ? »
> « Qui doit se charger de cela ? »
> « Quelle est l’échéance ? »
> « Pour quand cela doit-il être fait ? »