Notes, consignes, mails : boostez vos écrits !

Qu’attendez-vous de votre lecteur ?

Ne vous demandez pas ce que vous avez envie ou besoin de lui dire. Mais réfléchissez en termes d’action attendue. Que voulez-vous qu’il fasse après avoir lu votre écrit ? Voulez-vous qu’il vous expédie un document ? Qu’il vous communique ses disponibilités pour organiser une réunion ? Formulez clairement votre demande.

L’essentiel se dit au début et non à la fin

Ne reléguez pas votre souhait à la fin de votre courrier. La conclusion - l’action attendue - doit se situer dans l’introduction. C’est le principe de la pyramide inversée. Si vous ne dites pas très vite là où vous voulez en venir et ce que vous attendez de votre lecteur, ce dernier ne vous lira pas jusqu'au bout.

Une idée, un paragraphe

Structurez votre raisonnement, sur les plans intellectuel et visuel. Chacune de vos idées doit être concentrée dans un seul paragraphe. Séparez-les par quelques interlignes pour que le lecteur puisse en dégager l’essentiel et lire rapidement. Sans cette structuration, il risque d’être noyé et ne retiendra rien de votre écrit.

Relisez-vous

Au moment de la relecture, mettez-vous dans la position du lecteur en vous posant les questions suivantes : que voulez-vous qu’il fasse ? Où cela est-il écrit ? Corrigez les fautes éventuelles en utilisant le correcteur word. Et si vous avez un doute, faites appel à un collègue

Quelques règles d’usage avant d’envoyer un mail :

- L’objet (ou le sujet) est vu en premier par le destinataire. Il doit donc être porteur d’action.
Evitez les « Information » ou « Réunion ». Préférez : « Réunion reportée au jeudi 18 à 15h ».
- Vous avez une demande à formuler. Cela ne doit pas vous empêcher de l’écrire avec délicatesse.
Par exemple : « Pourriez-vous m’envoyer le document X ou Y s’il vous plait. En effet, un client m’en demande une copie, j’en ai besoin. Merci d’avance ».
- Ajoutez quelques mots de relationnel au début et à la fin de votre message. Un « Bonjour » en introduction et un « Cordialement » pour conclure, ne provoquent pas le même effet que… rien.
- Ne dépassez pas une page-écran sous peine de ne pas être lu jusqu’au bout.
- Veillez à la typographie : évitez les lignes écrites en majuscule, en gras et/ou soulignées. Elles peuvent créer une distorsion d’interprétation de la part du lecteur qui bien souvent se sent agressé.
- Oubliez vos deux initiales en guise de signature. Cette dernière doit être explicite car un mail est souvent amené à circuler. Indiquez vos nom et prénom écrits en entier, pas en gras (ce n’est pas l’essentiel !), votre service, la société, votre numéro de téléphone et votre adresse mail.

Et les smileys, les acronymes comme A+ ou ASAP ? A n’utiliser que pour les collègues très proches de vous.