Documents comptables : combien de temps les conserver ?

Les documents comptables d'une entreprise doivent être conservés à titre de preuve. Le Code de commerce prévoit un délai de conservation pour le livre journal, le livre d'inventaire et le grand livre ainsi que pour les pièces justificatives de dix ans à compter de la clôture de l'exercice. Dans une action en droit civil, la durée légale de conservation des pièces comptables est portée à trente ans . On peut même considérer que certains documents sont à conserver sans limite de durée : registres légaux, bulletins de salaire et certificats de travail, actes de propriété... Sur le plan fiscal, le délai de prescription est de six années.

Les documents établis sur support informatique doivent être conservés sous cette forme durant une durée minimale de trois ans. A l'issue de cette période, la conservation peut être effectuée sur tout support au choix du contribuable. Aucune autre disposition réglementaire n'impose de procédure spécifique concernant les modalités de conservation, dès lors que la traçabilité des informations est assurée. Dans la pratique, il convient de mettre en place un système de sauvegarde pérenne permettant une exploitation indépendante ultérieure des données. En cas de carence, les conséquences sont lourdes : amendes du Code du travail, absence de preuve dans des litiges civils ou commerciaux, voire sanctions pénales.

Quant au Code général des impôts, il prévoit que la destruction avant les délais prescrits est punie d'une amende de 1 500 euros. Lorsque le contrôleur est dans l'incapacité de réunir les éléments, celle-ci peut s'élever à 25 000 euros et l'Administration peut procéder à une rectification d'office.