Bail commercial : qui doit payer les charges ?

Le problème des charges et des travaux est une source importabnte de conflits entre bailleurs et locataires de locaux commerciaux. En effet, le statut des baux commerciaux ne fixe pas de liste de charges récupérables par le bailleur et c'est le bail lui-même qui, normalement, définit les charges que le locataire doit payer ou rembourser au propriétaire. Or, les clauses de charges sont souvent mal rédigées ou incomplètes et peuvent entraîner des difficultés. De plus, sauf accord amiable entre les parties, ces clauses ne peuvent plus être modifiées en cours de bail ou lors du renouvellement. Pour les travaux, de même, il n'est pas toujours facile de savoir qui du bailleur ou du locataire doit en assumer les frais.

Lorsque le bail ne prévoit rien

- En l'absence de clause précise sur les charges, le bailleur ne peut faire supporter les frais liés à la propriété des locaux : impôt foncier ou assurance de l'immeuble. Par référence aux dispositions en vigueur pour les locaux d'habitation, le locataire doit régler les dépenses d'entretien courant, les taxes dites « locatives » (voirie, enlèvement des ordures ménagères...) et les impôts et taxes qui lui incombent personnellement.

Les dépenses d'entretien courant sont l'eau, le gaz, l'électricité. Il faut y ajouter la quote-part des frais d'ascenseur si les locaux sont situés dans un immeuble collectif, ou la quote-part des salaires et des charges du personnel d'entretien. Bien entendu, lorsque les locaux sont situés dans un immeuble en copropriété, ce sont les tantièmes de charges affectés au lot loué qui servent de base à la ventilation de ces frais. A noter que le locataire ne doit pas payer les charges de copropriété qui se rapportent à des gros travaux ; celles-ci sont normalement à la charge du bailleur.

Les clauses possibles

- La plupart des baux des investisseurs professionnels ou institutionnels prévoient un loyer « net de frais et de charges », ce qui signifie que le locataire doit payer toutes les charges. Attention : si ce dernier règle des prestations, taxes ou impôts dus par le propriétaire, ce paiement peut s'analyser comme un supplément de loyer dont il devra être tenu compte pour l'évaluation de la valeur locative des locaux lors de la révision ou du renouvellement du bail (article 23-3 du décret du 30 septembre 1953). Il pourra donc demander une diminution du loyer normal.

Pour les baux de propriétaires privés, il est fréquent de faire payer au locataire, outre les charges et les dépenses d'entretien courant, les impôts, les taxes et les primes normalement à la charge du bailleur, tels que l'assurance des locaux, la taxe foncière et la taxe sur les bureaux en Ile-de-France. Mais, pour pouvoir réclamer ces sommes au locataire, une clause du contrat de bail doit le prévoir explicitement.

Concernant la taxe sur les bureaux en Ile-de-France, qui est due pour les bureaux d'une superficie au moins égale à 100 m2, les locaux commerciaux d’au moins 2 500 m2 et les locaux de stockage d’au moins 5 000 m2, il est courant de demander au locataire un remboursement au prorata de la surface louée même lorsque celle-ci est inférieure au seuil de surface concerné. Par exemple, si le bailleur possède un bureau de 150 m2 alors que le locataire n'en loue effectivement que la moitié, le premier peut demander le remboursement de la moitié de la taxe correspondante. Mais là encore, le bail doit le prévoir expressément.

Le calcul des charges

Pour fixer le montant des charges récupérables, deux méthodes sont possibles. D'abord retenir une somme forfaitaire calculée en pourcentage du loyer. Cette solution est généralement déconseillée, pour deux raisons. Premièrement, elle peut aboutir à vous faire payer beaucoup plus que ce qui est dû en réalité, d'où des conflits possibles et des réajustements importants à effectuer. Deuxièmement, les sommes réclamées pour des charges qui ne peuvent être justifiées sont susceptibles d'être assimilées à un supplément de loyer, entraînant une modification de la valeur locative des locaux. La méthode la plus sûre est donc le calcul d’une provision pour charges. Cette provision est en général trimestrielle et réajustée chaque année en fonction des dépenses réelles de l'année précédente. Un mois avant l'échéance de régularisation, un décompte de charges est établi et fait apparaître votre quote-part.