Les sept commandements d'une réunion réussie

Concentrons-nous sur les six étapes majeures que comprend toute réunion – en supposant toujours qu’une réunion est la meilleure façon d’atteindre son ou ses objectif(s) :

- Spécifiez le ou les objectif(s).
- Acceptez l’évidence.
- Confirmez le ou les objectif(s).
- Servez-vous de l’acuité sensorielle.
- Résumez les décisions importantes.
-Mettez-vous d’accord sur l’action à entreprendre.
- Contestez la pertinence

1. Spécifiez le ou les objectif(s)

En règle générale, l’ordre du jour d’une réunion indique les thèmes à traiter, mais il contribue peu ou pas au succès de cette réunion. Lorsqu’on évoque le ou les objectif(s) d’une réunion, on s’intéresse à l’issue des débats – pas seulement à leurs débuts.
Ainsi, on accorde une concentration et une orientation à la session, et on évite le problème bien trop banal des diversions et des discussions stériles.

2. Acceptez l’évidence

On considère généralement que le fait de discuter de ce que l’on doit faire est un exercice qui fait perdre du temps et que le seul moyen de réussir est de « s’y coller ». Un certain nombre d’études ont montré que cela était absolument faux.
En effet, il est possible de diviser de carrément un tiers le temps nécessaire pour obtenir un résultat donné simplement en discutant de la tâche avant d’entreprendre quoi que ce soit. Sur cette base, la discussion des objectifs au tout début d’une réunion est loin d’être une perte de temps.
De même, il est précieux de se mettre d’accord sur les critères grâce auxquels vous déterminerez (conjointement) le moment où vous aurez atteint ces objectifs de façon satisfaisante avant de tenter réellement de vous mettre d’accord.

3. Confirmez le ou les objectif(s)

La troisième (et dernière) étape de l’ouverture d’une réunion réside dans la vérification que vous avez tous « pris le même bus ». C’est-à-dire qu’il faut à présent résumer et confirmer les objectifs sur lesquels vous vous êtes mis d’accord, et ce qui devra s’avérer pour savoir que ces objectifs ont été atteints.
Cela fonctionnera beaucoup mieux si les articles en question sont écrits et circulent entre les participants. S’ils peuvent être envoyés à l’impression pendant que la réunion se poursuit, c’est encore mieux.

4. Servez-vous de l’acuité sensorielle

Tout au long du déroulement de la réunion, il est important de faire attention à ce qui se passe (c’est-à-dire, tenez compte de ce que font les individus – ne vous fiez pas à ce qu’ils disent).
Si quelqu’un donne son accord sur un point précis, mais montre des signes non verbaux de confusion ou de doute, assurez-vous de traiter ces signaux non verbaux avant la fin de la réunion, sous peine que l’accord auquel vous êtes parvenu ne fasse pas long feu.
Souvenez-vous que les individus possèdent des modes de persuasion différents – un accord ne fait pas (forcément) un contrat.