Au secours, je croule sous les mails !

Vos conseils sont trés pratiques, je suis assistante de direction je m'occupe du mailing quotidien et du coup du classement, j'ai préferé classer par contact (Clients-divers-messages privés c'est la correspondance interne Gérant-Assistante) et voilà, je retrouve plus facilement un mail requis par mon patron sans trop fouiller page par page et c'est efficace. bon Courage

J'ai eu le plaisir de constater que je pratique déjà les conseils préconisés dans cet article. Je suis assistante de direction et la polyvalence de mon poste ainsi que la multiplicité de mes interlocuteurs m'obligent à gérer avec rigueur les tonnes de mails que je reçois et que j'envoi. Je m'informe par les newsletters de quotidiens ou magazines spécialisés : au lieu de lire 1 seul journal, je fais de la lecture diagonale et engrange beaucoup plus d'informations qui me servent dans ma profession. Mais cela + les échanges de mails avec mes interlocuteurs me prennent tout de même environ une heure par jour réparti en deux fois : une en début de matinée et une en début ou en fin d'après-midi. C'est une autre façon de travailler...

Interressant ... mais j'ajouterais les conseils suivants : 1. Le choix d'un classement par sujet ou d'action à réaliser ("à traiter") n'est pas forcément le meilleur choix. Un classement chronologique peut-être mieux adapté pour certaines professions & personnes. Le travail est de manière empirique organiser par mois et par année. La création d'un répertoire d'archive par mois avec pour sous-répertoire "courrier entrant" "courier sortant" peut-suffire. Les options de tri par auteur ou destinataires dans le sous répertoire suffisent à retrouver rapidement un e-mail (en général on se souvient de manière approximative du mois, s'il s'agit d'un e-mail émis ou récus et de l'interlocuteur -émetteur ou destinaire - de l'e-mail) 2. La boite de messagerie ne doit pas être considérer comme un lieu de stockage (que la boite mail soit sur le serveur de messagerie ou sur le poste bureautique). Un mail important doit être copier dans le répertoire correspondant au sujet (sur le post bureautique ou serveur ou portail collaboratif [sharepoint, Livelink, ...] pour les mieux équipés). 3. En particulier pour ceux qui utilisent les transports en communs, la consultation des e-mails, et même envoi de réponse, chaque matin sur un téléphone/PDA mobile permet de gagner en moyenne 20 minutes (par trajet) : arriver au bureau le collaborateur peut commencer directement à travailler avec efficacité et productivité plutôt que de commencer par consulter sa boite mail.