Un mois pour en finir avec le stress

« Ma désorganisation ne posait pas problème dans le cadre d'une fonction isolée mais, à 40 ans, on m'a confié l'encadrement d'une équipe de quinze personnes. Là, il a fallu que j'apprenne à m'organiser et à ne plus tout remettre à plus tard. » Gildas Joualland, docteur vétérinaire responsable d'une unité au laboratoire Schering Plough, à Levallois-Perret (92), a dû se faire coacher pour atteindre son but.
Moins lucides sur leurs faiblesses, certains aiment croire que leur désordre permet à leur créativité de s'épanouir.
Dans Un peu de désordre = beaucoup de profit(s) (Flammarion), Eric Abrahamson et David H. Freedman vantent même l'exemple d'Albert Einstein, dont le bureau à l'Institute for Advanced Study, de Princeton (New Jersey), était d'un désordre monstre !
Si vous avez l'intelligence d'admettre que vous n'êtes pas un génie, vous aurez à cœur de remettre de l'ordre dans votre organisation pour gagner en efficacité et perdre en stress. Le plaisir et l'épanouissement sont au bout du chemin. L'Entreprise vous propose une cure de quatre semaines.

SEMAINE 1 - Je débranche ! Je reprends le pouvoir sur les outils

« Un patron de PME ou un cadre dirigeant est payé pour donner une orientation, prévient Jean-Louis Muller, directeur général de la Cegos et expert en management du temps. Il commet un crime contre lui-même s'il garde ses outils ouverts ! »
Si vous restez connecté en continu à vos téléphone, PDA, Blackberry et mail, vous courez après les événements. Le pire est de s'installer dans une réactivité permanente. Adoptez quelques règles : le téléphone portable ne devrait servir qu'à annoncer un retard à un rendez-vous ou comme boîte vocale.
La messagerie électronique ? Ouvrez-là à heures fixes et idéalement une seule fois par jour. Et n'utilisez plus ces « fils à la patte » high-tech pour justifier le fait de ne pas faire de sport, vous aérer, vous reposer quand vous n'êtes pas au bureau. « J'ai appris à profiter de mes vacances : je n'utilise ni Blackberry, ni ordinateur », dit Frédéric Petit, PDG de To Luna, jeune société spécialisée dans les panels en ligne. Il ne sort jamais sans son Blackberry mais refuse d'être « l'esclave d'un outil qui comporte le risque de surréagir ».
Je fais en priorité ce pour quoi je suis payé ! Vous recevez 100 mails par jour et les traitez par ordre chronologique ? Une bombe se trouve peut-être dans le cinquante-sixième... Quel gâchis ! Vous traitez les derniers arrivés ?
Vous êtes malin, vous évitez les doublons et avez des infos à jour. Mais le mieux est de traiter avant tout... ce pour quoi vous êtes payé ! « Ma priorité est de traiter les clients et prospects, explique Jean-Louis Muller. Ils passent avant les demandes du président ! »
Quand il s'attelle au courrier, le numéro 2 de la Cegos note en bleu les lettres prioritaires émanant de clients. En vert, les mails internes sans copie. Ceux de moindre importance restent en noir. « Si je n'ai pas beaucoup de temps, je traite les bleus et les verts, et je jette les noirs. » Jeter, un conseil d'efficacité express donné par Jean-Louis Muller. « Une décision difficile à prendre mais sage... »