Coffres-forts numériques : les clés pour stocker vos données

A l’ère du tout numérique, stocker les données de son entreprise est devenu un enjeu majeur. Les protéger aussi. Bulletins de salaire de ses collaborateurs, historique des commandes, devis, contrats, fichiers Excel…, pas un document qui échappe à la règle, et à l’obligation de conservation des documents administratifs.

L’archivage sur disque dur externe (voir notre sélection en suivant ce lien) est une solution à conseiller mais suppose aussi d’être prudent. Comme un ordinateur, ce type d’équipement peut être victime de bris, de vol ou de mise hors service accidentelle. En complément, un stockage déporté dans un « coffre-fort virtuel » est à recommander. Le principe : celui d’un disque dur en ligne. L’utilisateur envoie manuellement ou automatise l’envoi de dossiers et documents vers une plateforme de sauvegarde. Il y accède ensuite quand il en a besoin pour rapatrier ses fichiers. Pratique pour ne plus avoir à stocker des liasses de papiers, par exemple pour le salarié, qui pourra bientôt bénéficier de son propre coffre virtuel, où seront archivées ses feuilles de paie. S’il est appelé à quitter la société, son coffre pourra aisément le suivre…

Des solutions de coffres-forts numériques accessibles aux PME et auto-entrepreneurs

De nombreuses solutions (voir notre sélection ici) existent aujourd’hui. « Le marché pro est aussi vieux que celui de l’informatique », rappelle Nicolas Herz, fondateur et DG de Securibox. « Fin des années 80, les premiers essais de stockage déporté avaient lieu avec les banques et la Caisse des Dépôts ». Ces solutions, jusqu’alors relativement onéreuses et réservées aux grands comptes, sont maintenant accessibles aux auto-entrepreneurs, TPE et PME pour quelques euros par mois, voire gratuitement. Selon la taille de la structure, une solution de stockage « grand public » peut aussi suffire.

Autre intérêt du stockage déporté, le travail « collaboratif ». « Les PME et TPE utilisent aussi le stockage en ligne pour partager des fichiers lourds. Attention, les grands comptes bloquent de plus en plus les ftp (protocoles de transferts de fichiers, destinés à l’échange de fichiers, par exemple entre ordinateurs d’un même réseau), car ce sont autant de trous de sécurité », explique Cédric Mermilliod, co-fondateur et directeur commercial de Oodrive. Lequel travaille avec LVHH ou Publicis, et fournit des solutions sur mesure que la Fnac ou Darty proposent à leurs clients.

Reste à bien choisir sa solution. Car tout n’est pas rose dans le monde du stockage virtuel. « Tous les prestataires offrant du gratuit ne proposent en fait que du faux gratuit, explique Cédric Mermilliod, c’est illimité en stockage, mais limité en qualité de service ». Certains sites gratuits brideraient ainsi leur débit, n’autorisant à leurs utilisateurs qu’un stockage de 500 Mo par jour, par exemple. Autre obstacle, la taille des « tuyaux » nécessaire à l’envoi de ses fichiers. « Aujourd’hui, stocker plus de 30 à 60 Go est illusoire à cause des débits insuffisants », remarque Nicolas Herz, « mais les fournisseurs anticipent face au développement de la fibre ».

Ainsi, déporter le stockage de ses données peut prendre beaucoup de temps… Il n’empêche, le futur a déjà frappé à nos portes. « Avec l’avènement de la fibre, les PC seront bientôt relégués au rang de simples terminaux », estime Nicolas Herz. De là à totalement déporter la mémoire de son entreprise, il n’y aurait qu’un pas…