Les outils high tech efficaces pour pratiquer le télétravail

Les pré-requis de base facilitant le télétravail sont désormais en place : offres Internet triple play avec connexions ADSL et téléphonie illimitées, tendance des entreprises à équiper leurs cadres de PC portables et pénétration importante des micro-ordinateurs dans les foyers. Ces fondamentaux acquis, reste pour l'entreprise à doter ses télétravailleurs de logiciels et d'outils suffisamment efficaces pour que le travail à distance soit synonyme de gains de productivité mais également de simplicité et de sécurité. Pour cela, il existe différentes catégories d'outils.

Les outils de sécurisation

Pour l'entreprise qui souhaite sécuriser les échanges de données avec ses télétravailleurs, le fournisseur d'accès Internet peut établir une interconnexion sécurisée par le protocole Secure Socket Layer (SSL) comme le propose par exemple la société Celeste. Il existe également des offres de réseaux privés virtuels telles que le VPNremote de la société Avaya. Ce logiciel permet aux télétravailleurs de brancher un téléphone IP Avaya chez eux et d’utiliser le réseau téléphonique de leur entreprise de la même façon que s’ils se trouvaient dans leur bureau.

Les outils de communication Les plus simples et les plus connus sont d’utilisation courante comme la messagerie électronique, les logiciels de téléphonie sur IP dont le plus réputé reste Skype ou les logiciels de messagerie instantanée comme MSN Messenger ou Windows Live Messenger, qui offre la vidéoconférence.

Les outils de réunion à distance

Pour l’organisation de téléconférences avec un ou plusieurs collaborateurs, il existe des solutions d'audioconférence par téléphone et de webconférence chez Genesys, WebEx ou encore IBM. L’une des plus connues est le Meeting Center de Genesys qui est commercialisé sous forme de service ASP : on y accède via Internet moyennant un forfait variable à la minute. Le service intègre des outils de pilotage de conférence audio ou web sur PC, et un support visuel. Le Diaporama Microsoft PowerPoint, qui aide les participants à mieux mémoriser les messages et les différentes informations, des outils de partage d'applications et de documents, des visites guidées de pages Internet pour illustrer les présentations... Meeting Center permet par ailleurs si les participants sont équipés d’une webcam de visualiser deux vignettes vidéo : l’animateur + un participant.

Les outils de travail collaboratif ou de groupware

Avec ces outils, un groupe de personnes lié par une communauté d'intérêt ou formant une équipe, va pouvoir partager des documents à distance. Le télétravailleur accède ainsi de chez lui à la messagerie de l’entreprise et aux agendas partagés, aux annuaires et peut gérer ses tâches et partager ses fichiers avec ses collègues. Aujourd'hui, avec l'avènement du web 2.O, on assiste à la percée de nouveaux outils de groupware basés sur les technologies Internet. Le wiki est un système de gestion de contenu de site web où les pages du site sont librement modifiables par tous les visiteurs qui y sont autorisés. Ses principales fonctionnalités : édition (ajout de texte, images, vidéos), suivi des modifications et conservation de leur historique, création de pages et de liens entre les pages, commentaires, mise en page, gestion des droits des utilisateurs… Comme le souligne la société XWiki, qui a créé un wiki professionnel pour les entreprises, cette technologie modifie profondément la manière de travailler et d'échanger : les informations ne circulent pas, elles se croisent et sont centralisées pour un accès rapide.

Autre exemple d'outil de groupware original, Lotus Connection d’IBM. Ce logiciel, que le constructeur qualifie de Social Networking d'entreprise, est destiné aux communautés d'intérêt internes à l'entreprise. Il intègre blogs, wikis, agenda partagé, microblogs... Le logiciel Lotus Quickr d’IBM cible, quant à lui, les équipes qui travaillent sur un même projet dans une firme.